Selbstständige und Freiberufler
Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende zahlen ihre Einkommensteuer anders als Arbeitnehmer: Es gibt keinen Arbeitgeber, der die Steuer einbehält. Stattdessen meldet man sich beim Finanzamt an, zahlt vierteljährliche Vorauszahlungen und rechnet am Jahresende über die Steuererklärung ab. Die elektronische Abgabe über ELSTER ist Pflicht.
Die ersten Schritte
Erstens: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung elektronisch über Mein ELSTER ausfüllen — danach erteilt das Finanzamt die Steuernummer. Zweitens: Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer leisten, jeweils am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Drittens: Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Anlage EÜR) und Steuererklärung elektronisch abgeben.
Anmeldung beim Finanzamt
Wer sich selbstständig macht, muss sich beim zuständigen Finanzamt anmelden. Dafür gibt es den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, der ausschließlich elektronisch über Mein ELSTER übermittelt werden kann. Das Finanzamt prüft die Angaben und erteilt die Steuernummer sowie — falls nötig — eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Freiberufler wie Ärzte, Anwälte, Architekten, Journalisten oder IT-Berater brauchen keine Gewerbeanmeldung; Gewerbetreibende melden ihr Gewerbe zusätzlich beim Gewerbeamt an.
Die Kleinunternehmerregelung
Wer als Kleinunternehmer gilt, muss keine Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen ausweisen und keine Umsatzsteuer abführen. Seit Januar 2025 liegt die Grenze bei 25.000 Euro Nettoumsatz im Vorjahr (§ 19 UStG, reformiert). Dafür kann man auch keine Vorsteuer aus eigenen Einkäufen geltend machen. Ob sich die Regelung lohnt, hängt davon ab, ob die Kunden überwiegend Privatpersonen oder Unternehmen sind.
Vorauszahlungen und Jahreserklärung
Das Finanzamt setzt Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer fest, die vierteljährlich fällig sind. Die Höhe richtet sich nach dem Gewinn des Vorjahres oder einer Schätzung. Am Jahresende wird in der Steuererklärung der tatsächliche Gewinn festgestellt: War der Gewinn höher als geschätzt, muss man nachzahlen; war er niedriger, gibt es eine Erstattung. Die Erklärung muss elektronisch über ELSTER abgegeben werden — Papier ist keine Option. Die Anlage EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ist ebenfalls elektronisch zu übermitteln.
Betriebsausgaben und Gewinnermittlung
Der Gewinn ist die Differenz zwischen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Absetzbar sind unter anderem Miete für Büro oder Arbeitszimmer, Arbeitsmittel, Fahrtkosten, Versicherungen, Fortbildungen und Telefon- und Internetkosten. Auch die Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung können — als Sonderausgaben — die Steuer mindern. Wer seinen Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, muss keine Bilanz erstellen; das gilt für die meisten kleinen Selbstständigen.
Gewerbesteuer
Gewerbetreibende zahlen zusätzlich Gewerbesteuer an die Gemeinde. Freiberufler sind von der Gewerbesteuer befreit. Es gibt einen Freibetrag von 24.500 Euro Gewerbeertrag im Jahr; erst darüber wird Gewerbesteuer fällig. Die gezahlte Gewerbesteuer kann teilweise auf die Einkommensteuer angerechnet werden. Die Gewerbesteuererklärung ist ebenfalls elektronisch abzugeben.
Quellen: Einkommensteuergesetz, §§ 18, 25; Umsatzsteuergesetz, § 19; ELSTER (elster.de).